Flavi Ferreira Lisboa Filho e coautores

O planejamento refere-se ao levantamento de todas as necessidades para a melhor execução de determinada atividade, procurando responder: "o que fazer", "como fazer", "por que fazer", "quem deve fazer".

Envolve, ainda, questões relacionadas ao investimento financeiro, com os questionamentos: "quanto irá custar" e "quem irá pagar".

A elaboração de um projeto é imprescindível para o desenvolvimento de um bom planejamento.

Trata-se da etapa de colocar no papel tudo o que for pensado, construindo o documento no qual irão constar todas as decisões tomadas antecipadamente, que irão nortear a execução.

O desenvolvimento de qualquer atividade na área cultural passa por diferentes etapas:

Elaboração do projeto: definição do que será realizado, com seus objetivos, justificativa, público-alvo e formato;
Aprovação: encaminhamento para avaliação junto aos órgãos competentes ou parceiros envolvidos;
Captação (quando necessária): busca por patrocínio, apoio institucional ou recursos públicos;
Organização: planejamento detalhado das ações e mobilização da equipe;
Realização: execução efetiva da atividade cultural conforme o cronograma;
Finalização: encerramento das ações e organização dos resultados obtidos;
Avaliação: análise dos resultados qualitativos e quantitativos do projeto;
Relatório e prestação de contas: registro das ações desenvolvidas, comprovação financeira e documentação final.

Briefing

O briefing é o ponto de partida para a elaboração de um projeto cultural.

Trata-se de um documento que identifica os elementos essenciais e necessários para a organização do projeto:

O quê: que tipo de atividade será desenvolvida?
Quem: quem irá organizar? Haverá apoios, parceiros? Quem irá pagar os custos? Haverá patrocínios?
Para quem: para qual público a atividade se direciona?
Como: de que forma será desenvolvida a atividade? Quais as estratégias? Qual a programação? Quais as atrações?
Quando: em que data? Qual o dia da semana? Em que horário?
Onde: em que cidade? Em qual espaço físico será realizada?
Por quê: quais os principais argumentos que justificam a importância de se realizar a atividade?

O briefing pode ser considerado um esboço do projeto a ser construído, pois tem por objetivo deixar clara a necessidade do desenvolvimento da atividade e a forma de sua realização.

Projeto

O projeto corresponde a uma proposição de ideias ordenadas e a um conjunto de ações capazes de modificar uma situação identificada por outra desejada.

Ele deve ser elaborado como um guia norteador da tomada de decisão na execução das atividades propostas.

Para Margarida Kunsch, o que se deve ter em mente, ao elaborar um projeto, "é a busca das melhores alternativas técnicas para posterior implantação, a devida alocação dos recursos e as finalidades específicas que devem nortear todo o processo de sua elaboração".

Um projeto nunca é igual ao outro. Assim, também o planejamento deve ser pensado para cada atividade a ser realizada. Variam em formatação, conforme a finalidade.

Alguns órgãos possuem formulários próprios para apresentação dos projetos, seja para captação de patrocínio ou busca de apoio.

Um projeto deve levar em conta:

Ações a serem executadas: atividades principais e complementares;
Objetivos: metas gerais e específicas;
Desenvolvimento: estratégias, programação e execução;
Recursos necessários: humanos, materiais e financeiros;
Resultados esperados: impactos e produtos resultantes da ação.

Orçamento

O orçamento pode ser definido como a tradução numérica do projeto, pois contém as ações planejadas com especificidades descritas de forma quantitativa e financeira.

Além disso, compõe uma planilha de orçamento tanto as despesas decorrentes da realização da atividade principal do projeto como de todas as ações secundárias que o envolvem, bem como as receitas previstas de patrocínios, apoios ou mesmo venda de produtos ou serviços.

O primeiro passo para o desenvolvimento de um orçamento é a definição de todos os itens que serão necessários para a execução do projeto.

Devem ser considerados todos os recursos: materiais, equipamentos e serviços de pessoa física e/ou jurídica.

O segundo passo é quantificar a necessidade para cada item levantado, identificando o número de dias de uso, a quantidade de pessoas a serem contratadas, a quantidade de material etc.

Nesse processo, identifica-se a unidade de medida para cada item — como será considerada a quantificação do item para ser feito o cálculo posterior.

O terceiro passo é definir o valor financeiro, que será necessário para a unidade e depois para o item.

Para a definição dos valores de custo dos itens, é ideal que seja feito levantamento de preço com um mínimo de três fornecedores diferentes.

Recomenda-se encaminhar pedidos de orçamento idênticos para cada fornecedor, contendo, de forma mais discriminada possível, um detalhamento do item que está sendo orçado.

O uso de três orçamentos exime o proponente de estar inflacionando o custo do item, visto que há uma pesquisa de mercado e a escolha pelo valor de menor custo financeiro.

O orçamento também é um instrumento de controle para o fluxo de caixa do projeto, visto que identifica os recursos financeiros disponíveis para cada etapa, permitindo que o proponente organize os pagamentos conforme a entrada de recursos.

É preciso que, ao solicitar o orçamento, esteja explícito o período de realização do projeto e que seja negociado com o fornecedor o cálculo prévio de ajuste de valores para o período em questão.

Ao identificar a necessidade de ajustes de orçamentos, é ideal que os valores sofram descontos e não reajuste.

Cronograma

O cronograma é a representação gráfica de todas as etapas necessárias para que um projeto seja operacionalizado em determinado espaço de tempo.

Quanto mais complexo o projeto, mais ações serão realizadas e maior será sua duração.

A importância do cronograma se dá pelo fato de reunir a discriminação de cada etapa, com a definição do respectivo período de execução e seus responsáveis.

Ainda, o cronograma deve ser organizado com a contribuição de todos os envolvidos, para que não fique de fora nenhuma etapa necessária à realização do projeto.

As ações devem ser divididas por etapas e prazos de execução (dias, semanas, meses).

Para uma melhor organização, pode ser definido o responsável pela realização de cada ação listada.

A esse tipo de cronograma damos o nome de checklist — lista de checagem —, que deve ser distribuída para todos os integrantes da equipe, a fim de que mantenham atenção aos prazos definidos.

Documentos

Um projeto envolve a elaboração de uma série de documentos: pedidos de patrocínio, ofícios, convites e outros.

Estabelecer uma boa comunicação com o público de interesse é de extrema importância, por isso a necessidade do uso correto da língua portuguesa.

Para todo documento a ser encaminhado de forma escrita, há a necessidade do desenvolvimento de uma boa redação, considerando a ortografia e a gramática.

Outro ponto importante é a fluência e coesão do texto, com informações escritas de forma clara, objetiva e completa.

Por exemplo, os pedidos de patrocínio podem ser encaminhados tanto por cartas como por ofícios, conforme a formalidade exigida pelo órgão destinatário.

O ofício é um documento mais formal, e a carta mais informal, geralmente utilizada entre entes públicos ou entre organizações e entes públicos, pela formalidade exigida no texto.

O ofício deve ser numerado para facilitar o controle do envio, a localização do documento ou eventual referência.

O documento deve apresentar previamente o projeto a ser patrocinado/apoiado, que seguirá anexo ao pedido.

Deve ser encaminhado ao responsável pelo setor na organização de interesse, o que precisa ser previamente pesquisado.

Os pedidos de patrocínio ou apoio devem informar: o título do evento, local de realização, data, hora, objetivo e público esperado.

O texto deve abordar a ligação do evento com os interesses da organização, demonstrando os ganhos e oportunidades que podem surgir a partir do patrocínio.

A carta não exige uma redação com tanta formalidade como o ofício, mas necessita de certa organização.

A linguagem pode ser mais aproximativa e com uso de termos próprios da área de atuação da organização de interesse.

Conforme os manuais de redação oficial, não se utiliza o memorando.

Ele foi substituído pelo ofício.

O convite é utilizado para solicitar o comparecimento de uma ou várias pessoas em atividade específica.

Não tem formato definido, variando conforme a formalidade da ocasião e o destinatário.

Seu leiaute pode ser trabalhado para se tornar mais atrativo.

Com texto curto e linguagem clara, vai direto às informações de interesse.

Em casos de eventos mais formais, pode informar o traje adequado e pedir confirmação de presença.

Em alguns casos, é necessária a produção de requerimentos.

Trata-se de um documento utilizado exclusivamente para encaminhar solicitação à autoridade pública, seja pedido de apoio, de serviço, de informações etc.

Deve ser encaminhado ao protocolo do órgão público.

Como documento oficial, exige redação formal e concisa.

O pedido deve ser claro e direto, não havendo espaço para explicações que não tenham relação com o pedido.

Possui texto em formato específico: timbre, título do requerimento (letras maiúsculas), vocativo (Senhor, Senhora), texto do pedido, fecho e assinatura, além do nome, cargo, órgão e endereço do destinatário.

Eventualmente, outro documento é a ata, registro das discussões e decisões tomadas em reuniões.

Utilizada em todos os setores e tipos de organizações.

É oficializada ao ser assinada por todos os participantes.

A procuração também pode ser necessária.

Trata-se de documento que delega poderes de uma pessoa a outra para efeito de representação em algum momento.

Deve ser registrada em cartório, embora muitas vezes seja aceita apenas com assinatura e cópia de documento dos envolvidos.

O texto da procuração é composto por: título, identificação completa do outorgante e do outorgado, poderes que estão sendo repassados (bem especificados), local, dia, mês e ano, além da assinatura do outorgante.

Outro documento comum na realização de um projeto é o contrato.

É o documento que registra acordos e negociações estabelecidas entre pessoas e organizações, com os direitos e deveres de cada interessado.

Pode versar sobre qualquer tipo de assunto entre pessoas físicas, entre pessoa física e pessoa jurídica, entre pessoas jurídicas e entre essas e órgãos do governo.

Pode ser somente assinado pelas partes interessadas ou registrado em cartório.

O texto do contrato é composto por cabeçalho com timbre, título (maiúsculas), introdução com nome dos interessados, dados de identificação, endereços, objeto do contrato e apresentação de todas as cláusulas do acordo/negociação, além de fecho com a identificação do foro de discussão.

Eventualmente será preciso redigir um acordo, que registra a combinação entre duas partes sobre assunto que gerou algum tipo de conflito ou que precisa ficar registrado.

Igualmente, haverá a necessidade de alguma declaração.

É redigida por pessoa que tenha autoridade outorgada no assunto abordado e que irá manifestar uma opinião, uma observação ou confirmar uma informação.

O texto é simples, curto e objetivo.

Casualmente, recorre-se também a algum parecer, redigido por pessoa com autoridade no assunto a ser abordado, registrando em documento sua análise, constatação ou opinião.

Geralmente é expedido por órgão representativo de classe ou órgão público.

Outro documento é o atestado, redigido para comprovar uma informação em função do cargo que ocupa e dos poderes instituídos, em benefício de outra pessoa ou organização.

O texto é conciso e direto, com as informações pertinentes bem detalhadas.

Ainda, pode-se emitir certificado, documento que oficializa a participação de uma pessoa em alguma atividade.

Geralmente é emitido em ações de qualificação pessoal ou profissional.

Prestação de contas

Tão importante quanto uma boa proposta de patrocínio, a prestação de contas precisa ser realizada de forma que demonstre a idoneidade e seriedade do projeto e do produtor cultural responsável.

Um projeto finalizado dentro do prazo, que tenha cumprido todas as etapas e demonstre lisura financeira, é o melhor argumento para o encaminhamento de novo pedido de patrocínio para próximas edições ou mesmo outros projetos.

Indiferentemente de um projeto cultural ser realizado com recursos públicos ou privados, todo investimento financeiro necessariamente precisa ser comprovado para que fique garantida a idoneidade do captador de recursos e do executor do projeto.

Trata-se de transparência das ações realizadas, com informações e documentos comprobatórios.

Os prazos para entrega da prestação de contas variam de edital para edital, porém costumam ser previstos com data entre 30 ou 60 dias do encerramento do evento ou da captação dos recursos.

Deve ser encaminhado o relatório final de realização do projeto com todas as informações pertinentes à organização que irá recebê-lo, contendo os comprovantes solicitados e demais documentos que possam ilustrar a realização do mesmo.

O relatório físico é a parte que descreve como o projeto se desenvolveu.

Um relatório é composto pelas seguintes partes:

Capa: nome do projeto, logomarcas do realizador, do incentivador e dos patrocinadores;
Dados de identificação: nome do projeto, número de identificação, período e local de realização, valor total, nome do produtor cultural responsável, endereço, órgão financiador, patrocinadores/doadores;
Sumário: apresentação, programação, fotos, contrapartidas;
Apresentação: relato do evento contendo o máximo possível de detalhes;
Programação do evento;
Registro fotográfico das diferentes etapas do evento;
Contrapartidas: identificar as contrapartidas estabelecidas no contrato de patrocínio, procurando comprovar, mediante fotos e documentos;
Material gráfico: cópias de cada material gráfico;
Clipping: coleção e recorte das notícias publicadas na mídia.

O relatório financeiro é a parte que comprova todo o investimento financeiro realizado ao longo do desenvolvimento do projeto, desde os recursos arrecadados até os gastos efetuados.

Considerando algumas orientações de leis de incentivo e editais, o relatório deve conter:

Capa e dados de identificação;
Formulário de prestação de contas;
Relatório final do projeto: texto que descreve os objetivos e metas alcançados com o projeto, considerando o que foi previsto;
Prestação de contas: apresentada em planilhas, contendo as entradas e saídas de recursos financeiros;
Comprovantes de despesas: notas fiscais, recibos e cupons fiscais;
Extratos bancários do fluxo financeiro do projeto, desde a abertura da conta até o encerramento da mesma;
Planilha orçamentária: cada item com respectiva descrição do produto/serviço, a quantidade, o valor unitário e o valor total;
Documentação: aprovação do projeto e a autorização de captação de patrocínio/apoio.

Conclusão

A elaboração de projetos culturais exige planejamento cuidadoso, organização precisa e responsabilidade na execução.

Um projeto bem estruturado contribui para o desenvolvimento cultural, fortalece a imagem do proponente e amplia as oportunidades de captação de recursos.

Da concepção à prestação de contas, cada etapa deve ser tratada com seriedade e transparência, garantindo o cumprimento dos objetivos e o reconhecimento da relevância social da atividade cultural proposta.

LISBOA FILHO, Flavi Ferreira et al. Gestão e produção cultura. 2.ed. Curitiba: Apris, 2017.

	Created by Aldo Schmitz ISCOM 4 months ago

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